- De identiteit van de betrokkene. Men verstaat onder “betrokkene”, de persoon die de bestelling heeft ondertekend en in wiens naam alle documenten zijn opgesteld.

Bij een overlijden is het meestal de persoon die bevoegd is om de begrafenis te regelen of die daarvoor is aangeduid. Als er later een meningsverschil ontstaat over deze kwestie, kan alleen een uitspraak van de rechtbank hierover uitsluitsel geven.

Identiteit betekent: naam, voornamen, volledig adres, telefoonnummer, rijksregisternummer, e-mailadres.

- De volledige identiteit van de overleden of verzekerde persoon, het rijksregisternummer, de geboorteplaats en -datum, nationaliteit, burgerlijke staat, het bestaan van een eigendomstitel (die aanleiding geeft tot een nalatenschapsaangifte).

- Familiegegevens zoals de naam en voornamen van de eventuele partner van de overleden of verzekerde persoon, de naam en voornamen van de ouders, de naam van de minderjarige kinderen, de mogelijke band met de betrokkene.

- De plaats, datum en administratieve omstandigheden van overlijden (natuurlijk, gewelddadig of verdacht overlijden, eventuele belemmering voor de crematie, …), de naam van de arts die de overlijdensakte met deze informatie heeft opgemaakt.

- De laatste wilsbeschikking en instructies betreffende de uitvaart zoals: keuze van de doodskist, soort uitvaart (begrafenis, crematie, ...), volgens welke geloofs- of filosofische overtuiging, bestemming van de kist of de as.

- De financiële middelen (voorschot), het bestaan en de inhoud van een verzekeringscontract, uitvaartverzekering of bankdeposito, ...

Motivatie en doel:

Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van het contract. Zij zijn essentieel voor de aangifte van het overlijden bij de gemeentelijke diensten, de verzekeringsmaatschappijen en andere betrokken organismen (banken, ziekenhuizen, ...), evenals voor de overdracht van de gegevens aan de personen die verantwoordelijk zijn voor de eventuele begrafenisdienst, het crematorium en de begraafplaats, met het oog op het organiseren van de uitvaart.

Sommige gegevens zijn vereist door de fiscale wetgeving (bestellingen, facturen,...).

Er is ook informatie nodig voor het opstellen van overlijdensberichten die worden verspreid volgens de wensen van de familie en die worden gepubliceerd op internet (bedrijfswebsite en/of sociale media) en in de gewenste media.

Deze informatie is niet bedoeld om te worden verkocht aan derden met commerciële doeleinden.

Bewaring van de gegevens:

Alle gegevens worden zolang als nodig op papier en/of in digitaal formaat bewaard, tenminste voor de duur die vereist is door de geldende wetgeving (7 jaar). Om organisatorische redenen (bijv. het later overlijden van een familielid), kunnen alle gegevens toch worden bewaard zolang de betrokken persoon niet de wens heeft uitgesproken om deze te wijzigen of te verwijderen. De begrafenisondernemer kan de gegevens verwijderen na een periode van 30 jaar

(normale duur van een concessie op de begraafplaatsen van Wallonië?). Dit wordt ook gerechtvaardigd door de wens van volgende generaties om contact te hebben met onze diensten (herdenkingsplicht).

Er dient te worden opgemerkt dat de gegevens met betrekking tot overleden personen niet vallen onder de GDPR.

Alle gegevens in elektronische vorm worden bewaard op de servers van de begrafenisonderneming en/of haar onderaannemers. Ze worden beheerd in overeenstemming met de beveiligingsregels van de Europese Commissie voor dit soort servers en diensten. De begrafenisonderneming verbindt zich ertoe alle passende en redelijke technische en organisatorische maatregelen te implementeren om de gegevens van de klant te beschermen onder de vorm van een middelenverbintenis.

Recht op inzage, rectificatie en wissing:

De betrokkene kan te allen tijde gebruik maken van zijn recht op inzage, wijziging, beperking of wissing (binnen wettelijke termijnen) of verzet tegen de overdraagbaarheid van persoonsgegevens. Het volstaat contact op te nemen met de hierboven genoemde verantwoordelijke of de website van de begrafenisonderneming te raadplegen.

De betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij G.B.A. (Gegevensbeschermingsautoriteit - Voormalige Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer - Drukpersstraat, 35, 1000 Brussel - commission@privacycommission.be) als hij vindt dat zijn recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer niet is gerespecteerd.